• Anoniem on
    Protocol gebruik internet en e-mail » Op Seyst

    Op Seyst

    Downloads

    Protocol gebruik internet en e-mail

    Het document “Protocol-gebruik-internet-en-e-mail” gebruikt u als aanvulling op een arbeidsovereenkomst.

    Download hier het document:

    protocol_voor_gebruik_van_internet_en_E-mail

    Wilt u meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op met Op Seyst, administratie & advies.

     

    4.3         protocol voor gebruik van internet en E-mail

    Spelregels en beleid gebruik van internet en E-mail

     

    Aan de medewerk(st)ers staat voor zakelijk gebruik internet en E-mail ter beschikking. Privé-gebruik is op zichzelf niet verboden, maar dient in beginsel niet tijdens werktijd plaats te vinden. Medewerk(st)ers die voor privé-doeleinden gebruik maken van internet en E-mail dienen er rekening mee te houden dat de werkgever inzicht heeft in het gebruik van internet en E-mail en dat de werkgever in verband met de continuïteit van de bedrijfsvoering steeds toegang moet kunnen hebben tot E-mail bestanden van medewerk(st)ers. Medewerk(st)ers dienen er daarom steeds rekening mee te houden dat de werkgever kennis kan nemen van de inhoud van E-mailberichten en doen er goed aan eventuele privé mails privé te houden door deze thuis te verzenden en te ontvangen.

     

    Protocol Internet- en E-mail gebruik

     

    Artikel 1: Doel van de afspraken

     

    1.1       Dit protocol betreft een regeling voor het zakelijk en privé-gebruik door medewerk(st)ers van internet en E-mail en de gevolgen van misbruik c.q. oneigenlijk gebruik daarvan alsmede de wijze waarop de werkgever omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare gegevens omtrent het E-mail- en internetgebruik door werknemers. Het doel is het realiseren van verantwoord gebruik van de geboden faciliteiten in balans met de bescherming van de privacy van medewerk(st)ers op de werkplek.

    1.2       Controle op persoonsgegevens over het gebruik van E-mail en internet vindt plaats met als doel:

    • medewerk(st)ers te begeleiden en/of individueel te beoordelen;
    • van relevante feiten bewijs te verzamelen en te bewaren;
    • toe te zien op de bescherming van bedrijfsgeheimen;
    • verboden en oneigenlijk gebruik van E-mail en internet tegen te gaan;
    • toe te zien op beheersing van kosten en capaciteit;
    • andere medewerk(st)ers te beschermen tegen intimiderend gebruik van internet en E-mail, zulks in het kader van de verplichting van de werkgever op grond van het bepaalde in artikel 3 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet tot beperking van de psychosociale belasting van werknemers;
    • toe te zien op de handhaving van de goede reputatie van de onderneming/organisatie van de werkgever en negatieve publiciteit te voorkomen;
    • de goede werking van de computerapparatuur en –programmatuur van de onderneming/organisatie van de werkgever te waarborgen.

     

    Artikel 2: Algemene uitgangspunten

     

    2.1       Dit protocol is door de werkgever opgesteld vanuit de bevoegdheid van de werkgever om werkne(e)m(st)ers instructies te geven over de wijze waarop de overeengekomen werkzaamheden dienen te worden verricht.

    2.2       Gegevens ten aanzien van het gebruik van internet en E-mail die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt, anders dan in dit protocol is afgesproken.

    2.3       Persoonsgegevens over gebruik van E-mail en internet zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is, met een maximum van zes maanden.

    2.4       Persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. In het geval van internet- en E-mailgebruik betreft dit het vaststellen of vermoedens van misbruik c.q. oneigenlijk gebruik of het plegen van strafbare feiten gegrond zijn.

    2.5       In het algemeen geldt dat bij het onderscheid tussen geoorloofd en niet geoorloofd gedrag geen onderscheid gemaakt wordt tussen de situatie waarin gebruik gemaakt wordt van internet en E-mail en de situatie waarin gebruik gemaakt wordt van andere, niet elektronische communicatiemiddelen.

    2.6       De werkgever ziet er op toe dat de systeembeheerder slechts in opdracht van de werkgever overgaat tot controle op het gebruik van E-mail en internet en dat op de systeembeheerder een geheimhoudingsverplichting rust ter zake van de persoonsgegevens waarvan hij in de uitoefening van zijn functie kennis neemt.

     

    Artikel 3: E-mailgebruik

     

    3.1       De faciliteit E-mail te kunnen verzenden en ontvangen heeft als primair doel zakelijk gebruik uit hoofde van de functie. Incidenteel en kortstondig privé-gebruik is niet verboden maar mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden en de goede werking van het computernetwerk, een en ander ter beoordeling van de werkgever c.q. leidinggevende.

    3.2       Het gebruik van de mogelijkheid om E-mail te kunnen verzenden en ontvangen, is gebonden aan de volgende voorwaarden:

    • Elke verzonden E-mail vermeldt op correcte wijze de afzender.
    • Het openen van bijlagen bij E-mailberichten is uitsluitend toegestaan indien het E-mailbericht afkomstig is van een bekende afzender en er redelijkerwijs op vertrouwd kan worden dat geen sprake is van een bijlage die een computervirus bevat.
    • Elke verzonden E-mail zal een zogenaamde “disclaimer” dienen te bevatten waarin de werkgever gevrijwaard wordt van verantwoordelijkheid voor de boodschap, duidelijk gemaakt wordt dat er aan de E-mail geen rechten ontleend kunnen worden en dat de boodschap uitsluitend bedoeld is voor de geadresseerde.
    • Het is niet toegestaan dreigende, (seksueel) intimiderende, pornografische, beledigende dan wel racistische berichten te versturen.
    • Op het gebruik van E-mail zijn de algemene bedrijfs- en fatsoensnormen normaal van toepassing.
    • De medewerk(st)er communiceert niets via E-mail dat de werkgever op een of andere manier zou kunnen schaden.
    • E-mailberichten met een privé-karakter dienen door de afzender uitdrukkelijk als zodanig te worden aangeduid.
    • Het verzenden of doorzenden van kettingbrieven is verboden.

    Het verzenden van E-mailberichten aan grote aantallen geadresseerden is verboden, in het bijzonder indien en voor zover daarbij als bijlage één of meer bestanden worden verzonden van substantiële omvang.

    3.3       De werkgever zal de inhoud van E-mailberichten, waarvan het persoonlijke karakter duidelijk is, in beginsel niet lezen. Eveneens zullen persoonsgegevens omtrent het aantal E-mailberichten, de E-mailadressen en andere gegevens hieromtrent niet geregistreerd en/of gecontroleerd worden. Dit laat onverlet dat registratie en controles op incidentele basis kunnen plaats vinden vanwege een zwaarwichtige reden (bijvoorbeeld het vermoeden van misbruik of gebruik in strijd met dit protocol van E-mail) of bij wijze van steekproef ter controle. Hiervan wordt door de betreffende leidinggevende melding gemaakt bij de naast hogere leidinggevende. Registratie en controle dienen te worden geïnitieerd door de leidinggevende van de werknemer.

    3.4       De werkgever en collega’s zullen steeds gerechtigd zijn zakelijke E-mailberichten te lezen in verband met de continuïteit van de bedrijfsvoering.

    3.5       Zakelijke E-mailberichten zijn alle E-mailberichten waarvan niet expliciet en herkenbaar voor derden blijkt dat deze een persoonlijk karakter hebben.

     

    Artikel 4: Internet-gebruik

     

    4.1       De faciliteit om gebruik te kunnen maken van het internet heeft als primair doel zakelijk gebruik uit hoofde van de functie. Incidenteel en kortstondig privé-gebruik is niet verboden  maar mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden en de goede werking van het computernetwerk, een en ander ter beoordeling van de werkgever c.q. leidinggevende.

    4.2       De mogelijkheid om gebruik te maken van het internet, is gebonden aan de volgende voorwaarden:

    • Het bewust bezoeken van sites die beledigend, discriminerend, belastend of pornografisch materiaal bevatten, is verboden.
    • Het bewust bezoeken van sites waarop de gelegenheid wordt geboden om te gokken, is verboden.
    • Op het gebruik van internet zijn de algemene bedrijfs- en fatsoensnormen normaal van toepassing.
    • Het van het internet downloaden en/of gebruiken (installeren/starten) van software en zogenaamde freeware of shareware is niet toegestaan tenzij de werknemer daartoe uit hoofde van de functie bevoegd is.
    • Het downloaden en op enig manier vermenigvuldigen en verspreiden van informatie waarvan duidelijk wordt gemaakt dat deze daartegen auteursrechtelijk is beschermd of waarvan een redelijk vermoeden kan bestaan dat deze daartegen auteursrechtelijk is beschermd, is slechts toegestaan na uitdrukkelijke toestemming van de rechthebbende.

    4.3       De werkgever zal geen persoonsgegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding en bezochte sites, registeren en/of controleren. Dit laat onverlet dat registratie en controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden (bijvoorbeeld het vermoeden van misbruik of gebruik in strijd met dit protocol van internet) kunnen plaatsvinden of bij wijze van steekproef ter controle. Registratie en controle worden in het eerstgenoemde geval slechts geïnitieerd door de leidinggevende van de medewerk(st)er Deze zal hierover steeds in overleg treden met de directie bij wie de uiteindelijk beslissingsbevoegdheid rust.

     

    Artikel 5: Controle

     

    5.1       Controle op E-mail en internetgebruik vindt slechts plaats in het kader van in artikel 1.2 genoemde doelen. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle:

    • Indien controle plaats vindt in het kader van begeleiding en/of individuele beoordelingen vindt er steekproefsgewijs controle plaats van zakelijke e-mailberichten zoals vooraf overeengekomen met de individuele medewerk(st)er.
    • Indien controle plaats vindt met als doel bewijs te verzamelen of te bewaren maakt de medewerk(st)er c.q. het secretariaat/de administratie een kopie van de zakelijke E-mailberichten (zijnde de E-mailberichten die niet uitdrukkelijk als privé E-mailberichten zijn aangemerkt).
    • Ten behoeve van het tegengaan van computervirussen en andere schadelijke programma’s, in het kader van systeem- en netwerkbeveiliging, wordt het E-mail en internetgebruik op geautomatiseerde wijze gecontroleerd.
    • Controle op het uitlekken van bedrijfsgeheimen vindt plaats op basis van steekproefsgewijze filtering van de inhoud van E-mailberichten. Een verdacht bericht wordt apart gezet voor nader onderzoek.
    • Controle in het kader van het voorkomen van negatieve publiciteit vindt plaats op basis van filtering van de inhoud van E-mailberichten. Verdachte berichten worden geautomatiseerd terug gestuurd naar de afzender en “verboden” sites geblokkeerd.
    • Controle in het kader van het tegengaan van (seksuele) intimidatie vindt op geautomatiseerde wijze plaats. Verdachte berichten worden geautomatiseerd terug gestuurd naar de afzender.
    • Controle in het kader van het tegengaan van “verboden gebruik” vindt in beginsel
    • geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
    • Controle in het kader van kosten- en capaciteitsbeheersing wordt beperkt tot verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang, e.d.).

    5.2       Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerk(st)er of een groep medewerk(st)ers er van wordt verdacht de regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaats vinden.

    5.3       Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van E-mail en internet. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt controle op de inhoud plaats.

    5.4       Verboden E-mail- en internetgebruik wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt. Overige controle vindt slechts steekproefsgewijs plaats.

    5.5       Medewerk(st)ers ten aanzien van wie geconstateerd is dat zij zich niet aan deze regeling houden, worden zo spoedig mogelijk door de werkgever c.q. leidinggevende op hun gedrag aangesproken.

    5.6       E-mailberichten van eventuele ondernemingsraadsleden, bedrijfsartsen en andere medewerk(st)ers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het berichtenverkeer.

     

    Artikel 6: Rechten van medewerk(st)ers

     

    6.1       Inzagerecht: medewerk(st)ers hebben het recht de over hem of haar geregistreerde gegevens in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen vier weken ingewilligd.

    6.2       Kopierecht: medewerk(st)ers hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde gegevens een kopie te ontvangen binnen vier weken.

    6.3       Correctierecht: medewerk(st)ers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de geregistreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Op verzoeken om correctie of aanvulling wordt binnen vier weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd, wordt de correctie terstond uitgevoerd.

    6.4       Verwijderingsrecht: medewerk(st)ers hebben het recht om te verzoeken de over hem of haar geregistreerde gegevens die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen vier weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats.

     

    Artikel 7: Gevolgen van misbruik

     

    7.1       Indien een medewerk(st)er de in artikel 2 en 3 genoemde regels overtreedt of op andere wijze via internet of E-mail ongeoorloofde praktijken uitoefent, zal de werkgever passende maatregelen nemen. De gevolgen daarvan kunnen zijn: intrekking van de geboden internet- en/of E-mailfaciliteit, waarschuwing c.q. berisping, functiewijziging (inclusief functieverlaging), overplaatsing, schorsing of ontslag (eventueel op staande voet).

    7.2       Bij het vaststellen en ten uitvoer brengen van de gevolgen zoals genoemd in 7.1, gelden onverkort de regels voortvloeiend uit de wet en de van toepassing zijnde geldende bedrijfsreglementen en bedrijfsvoorschriften.

     

    Artikel 8: Ondernemingsraad

     

    8.1       Dit protocol behelst een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op, of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen als bedoeld in artikel 27 lid 1 onder l van de Wet op de ondernemingsraden.

    8.2       Als zodanig behoeft deze regeling de instemming van de ondernemingsraad, indien voor de werkgever een ondernemingsraad is ingesteld of indien de werkgever op grond van de Wet op de ondernemingsraden verplicht is een ondernemingsraad in te stellen.

     

     

    Leave a Reply

    OpSeyst – Persoonlijke aandacht